Enquête informatievoorziening onder Statenleden

De provincie heeft op vele manieren invloed op het leven van haar inwoners. Het takenpakket breidt steeds verder uit. Maar regelmatig klinkt de kritiek dat de provincie te onzichtbaar is en moeilijk te vinden voor bewoners en belangenbehartigers. Hoe zien de Provinciale Statenleden dat zelf? Waar halen ze hun informatie vandaan? Welke belangen wegen ze mee in hun werk als volksvertegenwoordiger? En op welke manier hebben ze contact met de behartigers van die belangen?

Open State Foundation en Wallaart & Kusse Public Affairs (WKPA) hebben om die reden onderzoek gedaan naar de informatievoorziening van Statenleden en hun benaderbaarheid voor inwoners. Door middel van een survey vroegen we Statenleden onder andere naar hun brongebruik en de kwaliteit van deze bronnen, de toegankelijkheid van het Stateninformatiesysteem en de rol van belangenbehartigers in hun informatievoorziening.

De uitkomsten van dit onderzoek bieden aanknopingspunten om de informatievoorziening voor Statenleden te verbeteren. Daarnaast trachten we met de uitkomsten in kaart te brengen hoe belangenbehartiging richting Statenleden kan worden verbeterd. Beide inzichten kunnen de werkzaamheden van Statenleden ten goede komen.

Het volledige onderzoek is hier als pdf te downloaden.

Verantwoording methode

Het onderzoek is uitgevoerd met behulp van een online survey. De survey is uitgezet onder alle Provinciale Statenleden van alle twaalf provincies. Contactgegevens van de Statenleden zijn achterhaald via de Staatsalmanak en waar nodig via de website van de betreffende provincie.

Vragen zijn grotendeels als meerkeuzevragen opgezet, met in een aantal gevallen ruimte voor toelichting, om de survey laagdrempelig te houden. Geen enkele vraag moest verplicht worden ingevuld om resultaten te kunnen verzenden – het stond respondenten daarmee vrij om vragen over te slaan. Respondenten waren gemiddeld 8 minuten en 45 seconden bezig met het invullen van de survey. De afgenomen vragen en antwoordmogelijkheden zijn als bijlage aan dit rapport toegevoegd.

Het onderzoek is anoniem afgenomen. Kwantitatieve en kwalitatieve resultaten zijn niet te herleiden tot een individu. Waar nodig zijn herleidbare verwijzingen naar een individu of individuele context verwijderd.

Onderzoekspopulatie

De survey is in totaal 95 keer ingevuld verzonden. Negen surveys zijn niet bruikbaar, omdat er geen resultaten ingevuld zijn. De uitkomsten van dit onderzoek zijn gebaseerd op de resultaten van 86 respondenten. Dit behelst iets meer dan 15% van het totale aantal Provinciale Statenleden in Nederland.

De respondenten zijn verspreid over het gehele politieke spectrum. Figuur 1 laat zien hoe die spreiding precies is, in percentages en aantallen Statenleden per partij. Zes respondenten hebben aangegeven van een fractie lid te zijn die zich niet tussen de opties bevond. Drie van die respondenten hebben dat toegelicht: SterkLokaal, de Fryske Frijheids Partij en de Partij voor het Noorden.

 

Figuur 1 | Politieke partij van de respondenten

De respondenten zijn verspreid over alle provincies, zij het niet gelijkmatig: zo hebben veertien Overijsselse Statenleden de survey ingevuld en slechts één Fries Statenlid. Van zesentwintig respondenten is de provincie niet bekend. In figuur 2 is uiteengezet hoe de respondenten zijn verdeeld over de provincies.

 

Figuur 2 | Respondenten per provincie, met op de kaart het percentage van de totale groep respondenten.

Een koppeling van bovenstaande resultaten geeft in beperkte mate een beeld van het aantal respondenten dat zich in coalitie of oppositie bevindt. 30,2% van de respondenten maakt deel uit van de coalitie, 38,4% van de respondenten bevindt zich in de oppositie. Van de resterende 31,4% is door het ontbreken van één van beide resultaten niet te herleiden of de respondent tot een fractie behoort die deel uitmaakt van coalitie of oppositie.

Uitkomsten onderzoek

Informatievoorziening Statenleden
Provinciale Statenleden maken voor hun werk gebruik van een veelvoud aan bronnen. Een deel daarvan wordt intern aangeleverd door de provinciale organisatie, via de eigen website en het Stateninformatiesysteem. Het andere deel wordt extern aangeleverd of gezocht en is grofweg in handen van media, belangenbehartiging, andere overheden en overige stakeholders.

Gebruikte bronnen

Bij een rangschikking in bronnen die Statenleden graag gebruiken, is het Stateninformatiesysteem de onbetwiste winnaar. 97,6% van de respondenten geeft aan dit doorgaan te gebruiken. Voor informatie van belangenbehartigers geldt dat 88,2% van de respondenten hier doorgaans gebruik van maakt. Figuur 3 laat zien hoe de populariteit van bronnen verder verdeeld is.

Figuur 3 | Gebruikte bronnen tijdens werkzaamheden. Het aangegeven percentage statenleden maakt “doorgaans” gebruik van de getoonde bron.

De toelichtingen op de classificering ‘anders’ bevat voornamelijk vormen van belangenbehartiging, zoals burgers, informatie van inwoners, informatie van ondernemers, vakbonden en maatschappelijke organisaties. Daarnaast worden het eigen netwerk, en in het bijzonder de eigen partij, genoemd.

Figuur 4 | Toegankelijkheid van de informatiebronnen

85,7% van de respondenten geeft aan dat de bovenstaande informatiebronnen goed vindbaar en eenvoudig te raadplegen zijn. 14,3% van de respondenten geeft aan dat dat niet het geval is. Daarbij wordt door de meeste respondenten de toelichting gegeven dat de zoekfunctie van het Stateninformatiesysteem of “de website” niet goed werkt. Zoeken is “niet functioneel”, de website “zou overzichtelijker kunnen zijn”, en een Statenlid vindt het jammer dat er geen dossiernummers worden gebruikt. Een enkeling klaagt over de hoeveelheid informatie die moet worden bijgehouden.

“Feit blijft dat portefeuilles vaak verdeeld zijn over verschillende commissies waardoor je genoodzaakt bent om al deze commissies bij te houden terwijl je er geen woordvoerder over bent. Tijdrovend en de kans bestaat dat je informatie mist.”

Bij het inventariseren van externe bronnen valt de variatie aan bronnen op. Statenleden ontwikkelen hun eigen methoden om relevante informatie te verzamelen en lijken die methoden niet systematisch te delen met andere Statenleden.

Internet en in het bijzonder Google worden het vaakst als externe bron genoemd door respondenten, op de voet gevolgd door landelijke media als kranten, journaals en nieuwswebsites. Aanzienlijk minder Statenleden kijken systematisch naar regionale of lokale media en ook sociale media worden nauwelijks als informatiebron opgevoerd. Wetenschappers, onderzoeksrapporten, het CBS en het Planbureau voor de Leefomgeving worden sporadisch genoemd, net als stukken vanuit andere overheidslagen – bijvoorbeeld gemeenten, ministeries of het Interprovinciaal Overleg (IPO).

Het Stateninformatiesysteem

Ongeveer een kwart van de respondenten vindt de toegankelijkheid van het Stateninformatiesysteem matig en soms zelfs slecht. De waardering van de toegankelijkheid en transparantie van het systeem is in figuur 5 weergegeven.


Figuur 5 | Waardering van de toegankelijkheid en de transparantie van het Stateninformatiesysteem

Bij toegankelijkheid van het Stateninformatiesysteem komt de zoekfunctionaliteit veel terug in de antwoorden. Verschillende Statenleden melden dat er geen of een verwarrende codering of nummering wordt gehanteerd. Statenleden hebben daarom soms moeite met het vinden van relevante stukken, zeker naarmate die verder terug in het verleden in het systeem zijn gezet. Soms werkt een zoeksysteem helemaal niet of zijn de zoekmechanismen niet helder. Ook zijn de systemen niet altijd toegankelijk voor alle besturingssystemen of hardware, zoals voor een iPad. Ook de ambtelijke taal en structuur worden als problematisch ervaren.

“De zoekmogelijkheden van het Stateninformatiesysteem zijn niet best. Jammer ook dat er geen dossiernummers gebruikt worden.”

“Hebt u even? Er is enkele malen veranderd van coderingsmethode, waardoor afhankelijk van het jaar verschillende zoekopties gebruikt moeten worden om een document te vinden.”

Informatie uit gemeenten en andere provincies

Slechts een kwart van de respondenten vindt van zichzelf dat hij/zij goed op de hoogte is van ontwikkelingen en actualiteiten in andere provincies en in gemeenten binnen de eigen provincies.

“Als Statenlid moet je alles zelf of laten uitzoeken. Gemeenten zoeken zelf niet actief toenadering en bij het opvragen van informatie zijn ze vaak terughoudend. Eigenlijk is deze houding enorm jammer aangezien Statenleden heel veel voor haar gemeenten kunnen betekenen. Maar dezelfde terughoudendheid is ook terug te zien bij de ambtenaren van de Provincie zelf. Een proactieve ondersteuningen en informatieverschaffing vanuit de provincie en haar gemeenten zou al heel wat opleveren.”

Transparantie

Ongeveer een kwart van de respondenten vindt dat verschillende belangen duidelijk herleidbaar zijn in de interne informatievoorziening. Het is volgens hen duidelijk op welke belangen interne stukken gebaseerd zijn. 16,5% vindt dat het vaak juist niet duidelijk is van wie informatie afkomstig is. Circa 60% van de respondenten kiest voor de middenweg en geeft aan de transparantie over de bronvermelding van informatievoorziening sterk wisselend is. Of een bron herleidbaar is verschilt per document: er is geen uniformiteit in de bronvermelding van geraadpleegde belangen. In figuur 6 zijn de percentages weergegeven.

Figuur 6 | Transparantie afkomst interne informatievoorziening

Ook over de balans van meegewogen belangen zijn Statenleden verdeeld. In figuur 7 zijn de percentages van de waardering van de belangenbalans weergegeven. Krap de helft van de Statenleden vindt dat de interne stukken uit het Stateninformatiesysteem een goede weergave van de verschillende belangen geven.

Bijna 55% van de respondenten is het daar niet mee eens. 27,9% vindt dat doorgaans niet duidelijk is welke belangen zijn meegewogen. 10,5% vindt dat de interne stukken de indruk geven dat slechts een deel van de belangen is meegewogen. 16,3% is nog stelliger en meent dat interne stukken vooral gebaseerd zijn op het belang van de Gedeputeerde Staten.

Figuur 7 | Weergave van verschillende belangen in interne bronnen.

Omgang met belangenbehartiging

95,3% van de Statenleden vindt dat belangenbehartigers eenvoudig toegang hebben. Zij vinden van zichzelf dat ze vindbaar en goed te benaderen zijn. Slechts 4,7% van de respondenten vindt dat dat niet het geval is.

Over het contact met belangenbehartigers zijn de respondenten over het algemeen positief. Het veelgehoorde geluid is dat Statenleden het prima vinden om benaderd te worden door belangenbehartigers, omdat het deel is van de verantwoordelijkheid als volksvertegenwoordiger.

Vrijwel de gehele groep respondenten (op één na) wordt wel eens benaderd door belangenbehartigers. 81,4% van de respondenten vindt het prettig benaderd te worden. 18,6% wijst daarbij wel expliciet op het zoeken naar balans in de gehoorde geluiden.

“Het is goed om inzicht te krijgen in specifieke belangen rondom concrete gevallen. Daarbij is het belangrijk om wel een volledig beeld proberen te verkrijgen, dus ook van andere belangen in zo’n geval.”

10,5% van de respondenten geeft de indruk ook wel eens negatieve ervaringen te hebben gehad met belangenbehartigers of daarvoor te waken. Enkele respondenten vinden belangenbehartigers soms “dwingend” of “ronduit vervelend”. Een enkeling associeert belangenbehartiging met stalken.

87,2% van de respondenten benadert zelf wel eens belangenbehartigers. De meerderheid daarvan doet dat het liefst per e-mail.

In het ontvangen van informatie van belangenbehartigers gaat de voorkeur van Statenleden ruimschoots naar factsheets (cijfers), position papers (standpunten) en werkbezoeken. Een presentatie toesturen kan rekenen op minder enthousiasme. 65,9% vindt het ook prettig om een weerwoord op een collegevoorstel te ontvangen – ongeacht of de respondenten deel uitmaken van coalitie of oppositie!

Enigszins opvallend is dat 82,4% van de respondenten aangeeft graag informatie uit werkbezoeken te ontvangen, terwijl slechts 5,8% bij het vragen naar externe informatiebronnen denkt aan een werkbezoek.

Balans tussen vertegenwoordigde belangen

Dat Statenleden zichzelf bereikbaar en aanspreekbaar achten betekent kennelijk niet vanzelfsprekend dat zij ook daadwerkelijk door uiteenlopende belangen en hun behartigers benaderd worden. Zoals weergegeven in figuur 8 vindt meer dan een derde van de respondenten dat vaak dezelfde belangenvertegenwoordigers de weg weten te vinden. Zij vinden dat de belangen niet gebalanceerd worden vertegenwoordigd. Een minderheid van 38,1% van de respondenten vindt dat het aanbod van belangenbehartigers wel een gebalanceerd beeld geeft van de totale populatie belanghebbenden.

Figuur 8 | Balans tussen de verschillende belangen die hun weg naar de Provinciale Statenleden weten te vinden

Opvallend is dat 26,2% geen beeld heeft van hoe gebalanceerd verschillende belangen worden vertegenwoordigd.

“Ik vind het jammer dat belangenbehartigers de weg naar haar Statenleden zo slecht weten te vinden en ze actief in te zetten om het politieke spel te beïnvloeden. We zitten er tenslotte voor de burgers en dan is het fijn wanneer je ook informatie krijgt van de partijen waar het om gaat. Mijn ervaring is dat de informatie vanuit de Provincie vaak eenzijdig wordt aangeboden.”

Algemene conclusies

De informatievoorziening voor Provinciale Statenleden laat te wensen over. De Statenleden vinden de informatievoorziening waar ze voor hun werk als volksvertegenwoordiger op aangewezen zijn vaak eenzijdig: dikwijls is onduidelijk op welke belangen intern aangereikte informatie gestoeld is. Informatie is volgens respondenten vaak gekleurd naar inzicht van Gedeputeerde Staten. Daarnaast is het aanbod van belangenbehartigers dat zijn weg naar de Provinciale Statenleden weet te vinden niet evenwichtig: het zijn vaak dezelfde personen die contact opnemen met Statenleden.

Statenleden zijn verdeeld over het Stateninformatiesysteem, maar laten in hun toelichting vergelijkbare kritische geluiden horen: zoekfuncties functioneren niet naar verwachting, stukken zijn gebrekkig gecodeerd en gecategoriseerd.

Er zijn geen opvallende verschillen tussen coalitie en oppositie voor wat betreft de waardering van informatie en het contact met belangenbehartigers. De tevredenheid en klachten zijn over de hele linie vergelijkbaar.

Aanbevelingen

Mede op grond van de analyse in dit rapport en de individuele reacties van respondenten, hebben Open State Foundation en Wallaart & Kusse Public Affairs een aantal aanbevelingen die de werkzaamheden van Provinciale Statenleden ten goede zouden komen.

1. Maak een eenduidig Stateninformatiesysteem dat goed doorzoekbaar en voor iedereen toegankelijk is.

Het Stateninformatiesysteem bevat openbare informatie die voor iedereen – niet alleen voor Statenleden – toegankelijk zou moeten zijn. Een goed werkende zoekfunctie is essentieel. Ook een eenduidig coderingssysteem van stukken zoals gangbaar in Eerste en Tweede Kamer zou uitkomst bieden, bijvoorbeeld voor het bij elkaar houden van langlopende dossiers.

Concrete suggesties van Statenleden omvatten ook een wekelijkse update vanuit andere provincies (bijvoorbeeld via het Interprovinciaal Overleg) en mogelijkheden tot het vergelijken van begrotingsstukken, jaarrekeningen en andere financiële stukken.

2. Zorg dat voorstellen van Gedeputeerde Staten voorzien worden van een lobbyparagraaf.

Om Provinciale Staten hun controlerende rol effectief te laten uitvoeren, is het belangrijk dat inzichtelijk is welke belangen zijn meegewogen bij voorstellen en besluiten. Het is daarom aan te raden in voorstellen van Gedeputeerde Staten consequent een lobbyparagraaf op te nemen, waarin duidelijk uiteengezet wordt welke belangen zijn meegewogen en welke contacten er geweest zijn.

3. Stel een kader vast van standaard af te wegen belangen.

Zoals een lobbyparagraaf Statenleden achteraf helpt te beoordelen of belangen gebalanceerd zijn afgewogen, helpt een zogenaamd belangenkader ambtenaren en gedeputeerden om vooraf inzicht te krijgen in de verschillende belangen die ze moeten meewegen. Een algemeen kader van belangen zorgt ervoor dat beleidsmakers als het ware een checklist hebben, zodat zij zo min mogelijk belangen over het hoofd zien.

De gebruikte vragenlijst voor het onderzoek kun je hier lezen.

ONLINE TRAINING